Você já deve ter ouvido o ditado: “Não é o que você diz, é como você diz”. A importância do tom de voz na comunicação
Isso é especialmente verdadeiro quando se trata de comunicação assertiva, especialmente no ambiente profissional. Desde uma conversa informal, até uma discussão formal em uma reunião de negócios, o tom de voz será um elemento importante para a eficácia da sua comunicação. Para construir relacionamentos fortes com amigos, colegas, parceiros e clientes, você precisa entender o poder do seu tom de voz no processo da comunicação. A importância do tom de voz na comunicação
Neste texto, vamos abordar como melhorar sua habilidade de comunicação trabalhando essa importante ferramenta da comunicação verbal que é o tom de voz.
Mas afinal, o que é o tom de voz?
É a maneira como você fala e transmite seus sentimentos ou emoções em suas mensagens. Não são apenas as palavras que você usa, mas como você as verbaliza, transformando-as em uma mensagem. Podemos afirmar que o tom de voz dá vida à sua fala. É uma parte poderosa porque também ajuda a eliminar o ruído na comunicação.
Pense em você nesta situação:
Quando você parabeniza um colega dizendo “Bom trabalho!” em um tom de voz alegre, provavelmente fará com que ele se sinta bem consigo mesmo e gratificado. O tom da sua voz pode ter uma conotação positiva ou negativa e pode transmitir emoções como felicidade, tristeza, raiva, frustração, deboche, dentre outros. Com certeza ele interfere na forma como as pessoas interpretam sua mensagem.
Duas pessoas podem dizer a mesma coisa, mas se usarem tons de voz diferentes, a mesma mensagem será recebida e interpretada de forma diferente pelo receptor. Outro exemplo é que, mesmo que uma pessoa esteja falando em um idioma estrangeiro, você ainda pode perceber como ela está se sentindo por meio do tom de voz em sua comunicação.
Portanto, se não estivermos cientes do tom que usamos ao verbalizar nossas palavras, com certeza abriremos muitas brechas para falhas de comunicação. Quando nosso tom não está alinhado com nossas palavras e o objetivo da mensagem, isso pode criar confusão e má interpretação.
Assim, se você quer estabelecer uma conexão verdadeira com seu interlocutor, obter dele a atenção para que possa efetivamente compreender suas palavras, esteja atento ao seu tom de voz ao se comunicar.
Tom de voz na comunicação
Aqui estão alguns contextos que exemplificam como o tom de nossa voz pode fazer uma grande diferença em como uma mensagem é recebida e entendida:
Cenário 1: Dando feedback
Você está dando feedback ao colaborador de sua equipe sobre seu desempenho profissional na condução de um projeto. Se você deseja que ele se sinta orgulhoso consigo mesmo e motivado a melhorar em seu trabalho, usará um tom de voz positivo e entusiasmado ao dar esse feedback.
Por exemplo: “Gostei muito da maneira como você conduziu tal projeto. Acredito que você pode obter excelentes resultados se mantiver o mesmo ritmo e comprometimento.” Além da expressão corporal (tema de um próximo conteúdo) você deve usar um tom de voz calmo, firme e positivo.
Cenário 2: Você está se desculpando com seu cliente
Nesse caso, use um tom de voz que transmita sinceridade e arrependimento genuínos. Por exemplo, “Sinto muito pelos aborrecimentos causados por este problema. Estamos fazendo o possível para resolvê-lo o mais rápido.” Palavras que devem ser verbalizadas em um tom amigável, calmo e sincero.
Essa forma de verbalizar o pedido de desculpa, provavelmente fará com que o cliente se sinta ouvido e considerado. Por outro lado, se você usar um tom de voz defensivo e impaciente na comunicação, o cliente pode não ficar satisfeito com seu pedido de desculpa.
Como usar o tom de voz de forma eficaz na comunicação?
Há várias atitudes que você pode ter para usar o tom de voz de forma eficaz na comunicação:
1. Certifique-se de que seu tom corresponda ao contexto da sua mensagem
Se você está se desculpando com seu líder, seu tom de voz deve estar alinhado à essa situação, denotando sinceridade e calma. Agora, se você está elogiando um colega, seu tom deve soar positivo e otimista.
Veja esse exemplo: dizer “Parabéns por sua promoção!’ com um sorriso genuíno e um tom alegre soará completamente diferente de dizer isso em um tom que transpareça um sentimento superficial, ciumento ou falso. O tom de voz tem o poder de potencializar e revelar a verdadeira intenção de nossa mensagem. Por isso é importante que esteja alinhado ao que se verbaliza, caso contrário, poderá levar a interpretações errôneas, confusão e aborrecimentos.
2. Seja claro e conciso
A habilidade de comunicação envolve sabermos transmitir a mensagem de forma clara e concisa. Por isso, use frases curtas e simples. Sempre que possível evite jargões ou linguagem técnica demais, que dificulte o entendimento.
Nem todos podem estar familiarizados com a terminologia que você utiliza em sua área, portanto, certifique-se de explicar as coisas com clareza para evitar mal-entendidos.
Quando somos claros e objetivos com nossas palavras, fica mais fácil para a outra pessoa entender o que estamos dizendo. E como o tom de voz transmite emoção, a clareza pode nos ajudar a termos um tom de voz correto ao que queremos efetivamente transmitir.
Se você se emocionar demais durante uma conversa, dê (peça) uma pausa e tente recuperar o controle da sua emoção e consequentemente do seu tom de voz. Muitas vezes as pessoas se envolvem em uma conversa acalorada e deixam as emoções assumirem o controle, afetando os relacionamentos, principalmente no trabalho.
Pausar por alguns segundos para respirar fundo e organizar seus pensamentos pode ajudá-lo a manter a calma e garantir que o tom de voz seja adequado e interpretado corretamente.
3. Seu tom de voz cria conexão
Construir relacionamentos saudáveis e positivos é fundamental no ambiente pessoal e profissional. Uma maneira de alcançar isso através da comunicação é usando o tom de voz de forma amigável e simpática, pois isso nos ajuda a construir uma relação de confiança e a criar uma conexão positiva.
Pense em alguém que você conhece que tem um tom de voz acolhedor. Com certeza é uma pessoa que tem habilidade para se comunicar e assim desenvolver e fortalecer seus relacionamentos. Para um líder, por exemplo, essa habilidade tem o poder de leva-lo a construir um ambiente profissional mais positivo, engajado e produtivo.
Desenvolve seu tom de voz
1. Atente para suas emoções
Quando as emoções são intensificadas, o tom de voz é afetado. Por exemplo, muitos profissionais me relatam que quando precisam falar em público sentem a voz embargada e trêmula. Isso se dá devido à carga emocional despertada pela ansiedade, medo e insegurança ao ter que enfrentar uma plateia.
Por outro lado, se você estiver com raiva, estressado com alguma situação ou com a atitude da outra pessoa, há grandes chances de você ter seu tom de voz alterado. Por isso, evite responder ou prosseguir em um diálogo se estiver irritado(a). O melhor é sair do ambiente por alguns instantes, respirar, refletir, se recompor e assim conseguir adotar uma postura mais calma antes de continuar a dialogar com a outra pessoa. Com essas atitudes você evitará ser reativo(a) e se arrepender de “como” disse algo.
O importante é sempre buscar manter a calma na hora de passar uma mensagem, fazer um pedido, explicar uma situação, ou qualquer que seja o ato de fala. No caso de falar em público, como citado acima, o ideal é trabalhar a respiração minutos antes, tomar água e estar preparado sobre o que irá falar. Lembrando que grande parte da população sofre com a ansiedade ao ter que falar em público. Você não é o único!
2. Relaxe sua expressão
Dependendo da situação que estamos vivenciando, mantemos muita tensão na mandíbula, na linha da sobrancelha (o espaço entre as sobrancelhas) e no rosto. Uma boa maneira de relaxar nossa expressão facial é sorrir. Melhor ainda, ria, se puder. Isso eliminará imediatamente a tensão reprimida. Pense em algo divertido e sorria.
Agora, se você está no meio de um debate ou discussão acalorada, provavelmente é inapropriado e até mesmo desconcertante para a outra pessoa se você começar a rir ou sorrir, concorda? Então, se esse for o caso, você pode sugerir à outra pessoa um pequeno intervalo para um café ou uma água e assim buscar diminuir a tensão e tentar relaxar os músculos faciais.
Mas talvez você esteja conversando com um amigo, em uma situação normal, mas você ou ele percebe que seu tom está “inapropriado” (rude, agudo, autoritário,… ) você pode se desculpar, sorrir ou rir, se apropriado e adequá-lo ao contexto e momento da conversa. Às vezes estamos conversando com alguém mas estamos com presa, preocupados com uma outra situação e nem percebemos que isso está influenciando em nosso tom de voz. Mas a outra pessoa pode sim, perceber e pensar que é um incomodo seu com o que ela está falando. Nessa hora o melhor é pedir desculpas e tentar levar a conversa para um outro momento.
Saber trabalhar o tom da voz é demonstrar habilidade comunicacional. Seja em uma conversa séria ou uma conversa leve, tenha o semblante relaxado para interagir com uma expressão e tom de voz calmos.
3. Coloque-se no lugar do outro
Isso vale para quando você está tentando explicar ou ensinar algo a alguém. Os professores sabem do que estou falando, pois essa profissão exige uma boa dose de paciência. Mas, mesmo que você não seja professor precisamos lembrar que a todo momento estamos trocando e compartilhando informações uns com os outros, e as pessoas aprendem umas com as outras. Então lembre-se que a paciência transparece no seu tom de voz.
Se você for impaciente, tenderá a falar mais rápido, ficar irritado(a) ou frustrado(a), impactando na maneira como você entrega sua mensagem, ou seja, em um tom de voz exaltado ou irritado.
Precisamos ter cuidado com a mentalidade de “Por que você não entende o que estou falando?” ou “Como isso não faz sentido para você?”
Em vez disso, adote a mentalidade de “Deixe-me ver como posso tornar esse conceito abstrato o mais claro possível.” ou ainda “Eu me fiz entender?” Se a mensagem não está sendo compreendida, cabe a mim (emissor da mensagem) mudar a maneira como estou comunicando isso a alguém. Então, o ônus é de quem fala.
O seu tom de voz é uma ferramenta de grande valia no processo de comunicacional. Ele permite muito mais clareza na emissão e entrega da mensagem.
4- Ajuste a velocidade e o ritmo de sua fala
A velocidade com que uma pessoa fala pode demonstrar seu estado emocional. A fala intencional e vibrante, por exemplo, pode contribuir para uma presença que gera atenção porque as pessoas precisam esperar que você termine de falar. Por outro lado, falar muito devagar pode transparecer desinteresse e apatia, levando as pessoas a perderem a atenção. Já alguém que fala rápido demais pode estar nervoso ou muito animado.
Por isso, procure sempre ajustar a velocidade e o ritmo de sua fala. É possível, por exemplo, que você tenha ficado muito animado(a) ou empolgado(a) tentando apresentar uma ideia para seu chefe, sem estar totalmente preparado para isso, e aí ficar ansioso, nervoso e falando rápido demais. Você, com certeza, perderá a credibilidade sobre sua ideia.
Sabe quando alguém diz: “nossa, ele desembestou a falar..” Pois é! Quem ouve pode também não conseguir acompanhar o raciocínio, ou ainda se “cansar” por estar ouvindo alguém falar demais, e se desconectar do processo da comunicação. Ao final, você estará falando sozinho(a)!
Desacelerar também permite que você ouça a si mesmo, permitindo ajustar seu ritmo, adotando um tom mais caloroso, agradável e amigável. Saiba que um tom de voz agradável ao ouvido levará seu interlocutor a te ouvir melhor e com mais atenção.
5- Linguagem corporal e tom de voz
Existe uma forte conexão entre nossa linguagem corporal e o tom de voz na comunicação. Nosso tom também pode ser afetado por como nos gesticulamos. Por exemplo, se você está se sentindo tenso(a), gesticulando muito, ou com raiva, seu tom de voz provavelmente refletirá essa realidade quando você falar. Se cruzarmos os braços enquanto falamos, isso pode transmitir falta de confiança, desconfiança ou desinteresse. Então, ao falar, descruze os braços e endireite os ombros e as costas. Use uma linguagem corporal acolhedora e positiva.
6- Grave a si mesmo(a)
Use seu celular para fazer uma gravação de sua voz ou um vídeo enquanto fala. Preste atenção ao tom, velocidade e volume de sua voz. Assim você pode praticar as alterações e ajustes necessários, conferindo as melhorias a cada gravação.
Conclusão
Como você pode perceber, o tom de voz é parte fundamental da sua comunicação. Pode ser seu aliado ou não no sucesso dos seus relacionamentos sociais e profissionais – impactando na forma como trabalha com sua equipe, como conduz uma relação comercial e como se destaca em sua área de atuação.
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Abraços
Rosana Zan – Instituto Comunica
Mentoria em comunicação e carreira
